Quem não gosta de um bom evento não é mesmo? Quando bem planejado, ele oferece bons momentos para os convidados, descontração, alegria e uma boa gastronomia. No caso dos eventos corporativos, eles podem ser os responsáveis por momentos agradáveis para a equipe e seus gestores. Para isso, é importante descobrir todos os segredos para organizar um evento corporativo de sucesso.

Check-list para organizar um evento corporativo

Para realizar tal tarefa, preparamos um check-list que tornará esta organização mais simples. Vamos lá?

1. Orçamento

Defina até quanto você pode gastar com este evento. Isso é importante para você gerenciar melhor os valores que serão investidos com cada fornecedor.

2. Objetivo

Qual é o objetivo do evento? Integrar a equipe? Descontrair? Fechar novos negócios? Esta decisão lhe norteará na escolha do tipo de evento que será promovido e se será mais formal ou não.

3. Perfil da empresa

Empresas tradicionais tendem a ser mais sérias. Start-ups tendem a ter um perfil mais descontraído. O perfil da empresa é o que ajudará a decidir qual será o tom da festa.

4. Lista de convidados

É importante fazer uma lista de convidados para definir a quantidade de pessoas que estarão presentes e a quantidade de comida e bebida que precisará ser fornecida. Nesta lista considere os colaboradores, os gestores e avalie se acompanhantes poderão ser convidados e se é interessante a presença de parceiros ou clientes importantes.

5. Data e horário

Festas que acontecem em dia de semana tendem a durar menos pois as pessoas estão envolvidas com suas atividades profissionais. Já aquelas que acontecem na sexta-feira à noite ou durante o final de semana podem ter mais horas de duração. Além disso, eventos no horário de almoço também podem ser uma boa opção, uma vez que promovem uma experiência diferente para este horário do que os colaboradores estão acostumados. Cafés-da-manhã e lanches da tarde também mudam um pouco a rotina dos colaboradores e podem ser uma boa estratégia para eventos mais curtos. Só é preciso analisar, nestes três últimos casos, que a jornada de trabalho pode ter algumas horas comprometida.

6. Local

Algumas empresas possuem um espaço grande e podem oferece-lo para a festa. A casa de um gestor ou colaborador pode ser uma opção no caso de a equipe ser bem unida e conhecida. Por fim, o aluguel de um espaço ou buffet de festas pode ser uma opção para uma festa mais grandiosa.

7. Comes e bebes

Já tendo decidido se a festa será mais formal ou não, é possível pensar no cardápio mais adequado. Jantar, coquetel, brunch, churrasco ou pique-nique são algumas opções. Além disso, a quantidade de pessoas lhe ajudará a definir a quantidade de comida que precisará ser servida.

No tema das bebidas, avalie se o orçamento, o dia, o horário, o perfil da empresa e a lista de convidados sugerem que seja servido bebida alcóolica.

8. Música

Não há como negar: música é capaz de transformar um ambiente. Por isso, o grau de formalidade do evento corporativo definirá o tipo de música a ser tocada. Outro ponto a ser levado em conta é o perfil dos convidados. Há certas pessoas que se sentem extremamente incomodadas com alguns estilos musicais. Nesses casos, talvez seja melhor evita-los para não lidar com situações embaraçosas.

Uma sugestão é colocar uma música mais tranquila para tocar durante a refeição e um estilo mais animado para que os convidados possam ficar mais descontraídos depois.

Dependendo do tamanho do evento corporativo dá para pensar em contratar banda ou DJ. Uma ideia boa e que ajuda os convidados a se sentirem parte da festa, é criar uma playlist colaborativa no Spotify. Dessa forma, os convidados poderão escolher algumas músicas que serão tocadas na festa.

9. Convite

O convite pode acontecer pessoalmente, enviando um lembrete para o calendário, por e-mail ou por telefone. Tudo dependerá do perfil dos convidados.

10. Brinde

Pode ser que a empresa queira presentear os convidados na festa. Nesse caso vale desenvolver alguns brindes para serem entregues no início ou no final da festa. Troféus por tempo de casa ou premiações por performance também podem ser distribuídos no evento.

 

Com este check-list ficará mais fácil de não esquecer nenhum detalhe e garantir o sucesso do evento corporativo. Para se aprofundar ainda mais sobre o tema, fique de olho nas 5 dicas para organizar um evento corporativo (inserir link) que separamos para você.

 

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